Die Entgelttransparenzrichtlinie (ETRL) der EU ist am 6. Juni 2023 in Kraft getreten und muss innerhalb von drei Jahren in nationales Recht umgesetzt werden. Die Umsetzungsfrist endet am 7. Juni 2026, ein deutsches Umsetzungsgesetz liegt aber noch nicht vor.
Frauen und Männer haben bei gleicher und gleichwertiger Arbeit Anspruch auf das gleiche Arbeitsentgelt. Dieses Ziel ist noch nicht erreicht und die Entgelttransparenzrichtlinie hat u.a. zum Ziel, die Lohnlücke zu schließen.
Beschäftigte haben u.a. Anspruch auf Auskunft über ihr individuelles Entgelt sowie über das durchschnittliche Entgelt von KollegInnen, die gleiche oder gleichwertige Arbeit leisten. Betroffen sind alle Arbeitgeber, unabhängig von der Größe. Unternehmen mit mindestens 100 Beschäftigten, müssen darüber hinaus im Rahmen der Berichtspflicht regelmäßig über den Gender Pay Gap berichten.
Noch ist kein Referentenentwurf für ein Umsetzungsgesetz veröffentlicht worden, sodass es fraglich ist, dass das Gesetzesverfahren rechtzeitig bis Juni abgeschlossen ist. Aktuell ist davon auszugehen, dass das deutsche Umsetzungsgesetz erst Ende 2026 oder sogar noch später in Kraft treten wird.
Was ist aus datenschutzrechtlicher Sicht zu tun?
- Ergänzung der Datenschutzerklärungen für Mitarbeitende
Fügen Sie einen zusätzlichen Verarbeitungszweck hinzu. Beispiel:
Wir erstellen auf Grundlage der Gehaltsdaten aller Mitarbeitenden Auswertungen, um unseren Transparenzpflichten nachzukommen.“
- Auskünfte an Mitarbeitende und Bewerbende
Grundsätzlich bestehen keine besonderen datenschutzrechtlichen Anforderungen, da die Auskünfte selbst keine personenbezogenen Daten anderer Mitarbeitenden enthalten. Eine Ausnahme gilt bei Ein-Personen-Vergleichsgruppen (wenn die fragliche Vergleichsgruppe des Mitarbeitenden, der einen Auskunftsanspruch geltend macht, nur aus einem einzigen anderen Mitarbeitenden besteht), hier dürfte unter Umständen z. B. nur der Betriebsrat die Daten einsehen und abstrakt informieren. Die konkrete Umsetzung bleibt jedoch noch offen.
Der Auskunftsanspruch gilt auch für Bewerbende zum Einstiegsentgelt oder dessen Spanne.
- Zweckbindung und Datenverwendung
Gehaltsdaten dürfen nur für die Erfüllung der Berichtspflichten und streng zweckgebunden, etwa bei der Buchhaltung, genutzt werden.
Handlungsanweisungen
Zur praktischen Umsetzung empfehlen sich Handlungsanweisungen für die HR-Abteilung und eine zweite (kürzere) für Personalverantwortliche.
Hinsichtlich dieser ist in datenschutzrechtlicher Hinsicht darauf zu achten, dass das Gesetz den Ansatz verfolgt, dass Mitarbeitende nämlich in aller Regel nicht das Gehalt einzelner KollegInnen erfragen können sollen, sondern immer nur einen Durchschnittswert.
Die verspätete nationale Umsetzung der Richtlinie schafft Unsicherheit. Unternehmen sollten dennoch proaktiv ihre Entgeltstrukturen prüfen und an die EU-Vorgaben anpassen, um Benachteiligungen zu vermeiden.