Viele Unternehmen nutzen in ihrem Mitarbeiterauswahlprozess Recruiting Tools. Häufig werden diese aber nicht datenschutzkonform eingesetzt. Wir fassen kurz zusammen was beim Einsatz von Recruiting Tools wichtig zu beachten ist.
Gängige Recruiting Tools werden auf der Website des Unternehmens eingebunden, um darüber die Bewerber zu managen.
Was ist dabei wichtig zu beachten?
- Der Nutzer muss vor der Eingabe seiner Daten einen Link mit der Datenschutzerklärung zur Verfügung gestellt bekommen:
- Der Link zur Datenschutzerklärung kann entweder zu einer separaten Datenschutzerklärung für Bewerber führen ODER
- zur Datenschutzerklärung der Website, die dann jedoch um alle Informationen ergänzt werden muss, die man ansonsten in der separaten Datenschutzerklärung für Bewerber findet.
- Kenntlichmachen der Nutzung eines Anbieters bevor der Bewerber auf einen Button drücken und seine Bewerbung abschicken kann (Beispiel: Ein großer Button mit powerded by Name des Anbieters)
- Sicherheiten des Anbieters prüfen:
- Auftragsverarbeitungsvertrag
- TOMs des Anbieters
- ggfs. sind geeignete Sicherheiten nachzuweisen, sollte der Anbieter die Daten in ein Drittland transferieren (typische Sicherheiten wären z.B. die Nutzung der EU Standardclauses oder des EU-US Privacy Shield)
- Berücksichtigung in den Verarbeitungsübersichten:
- die Nutzung des Subunternehmers muss in den Verarbeitungsübersichten aufgeführt werden
Eine ausführliche Anleitung zum Einsatz von Recruiting Tools haben wir in einem Muster-Dokument zusammengefasst. Möchten Sie von unserem Muster Gebrauch machen? Kontaktieren Sie uns gerne jederzeit – wir freuen uns auf Ihre Nachricht.