Als Datenschutzbeauftragter oder Datenschutzkoordinator in Ihrem Unternehmen kommen Sie der Verpflichtung nach, regelmäßig Ihr Fachwissen zu erweitern und zu vertiefen.
Im Zuge Ihrer Aufgaben ist es daher wichtig die bereits bestehende DSGVO-Dokumentation in Ihrem Unternehmen kontinuierlich zu überprüfen und ob diese den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Damit kommen Sie Ihrer „Rechenschaftspflicht“ (Accountability) nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO bei, mittels derer Sie die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen auch nachvollziehbar dokumentieren.
Gehen Sie proaktiv vor und definieren Sie im Rahmen Ihres Datenschutzmanagement Systems Evaluierungszyklen. So können Sie frühzeitig mögliche Datenschutzrisiken abwenden.
Auch bei entsprechenden Neuerungen Ihrer Produkte sowie bei relevanten technischen Implementierungen denken Sie daran, die damit verbundene Verarbeitung in Ihre DSGVO- Dokumentation aufzunehmen und zu aktualisieren. Die Nachweise Ihrer Prozesse und Tätigkeiten unterstützen Sie darüber hinaus die Einhaltung der Datenschutzprinzipien nach Art. 5 Abs. 1 DSGVO wie etwa der „Datenminimierung“, der „Richtigkeit“ der Datenverarbeitung sowie „Speicherbegrenzung“ zu erbringen und nötigenfalls zu überarbeiten.
Die Aktualisierung bezieht sich auf einige Ihrer Materialien zur Datenschutz- Grundverordnung: Das beginnt beim Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, über das Löschkonzept, Ihre Unterlagen zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen und Auftragsverarbeitungsverträgen bis hin zu Ihrem Berechtigungskonzept. Vergessen Sie dabei nicht Ihre Informationspflichten, die sich in Ihrer Datenschutzerklärung niederschlagen und somit ebenfalls auf mögliche Neuerungen hin zu überprüfen und ggf. zu aktualisieren sind.
Wichtige Punkte, damit Ihre DSGVO-Dokumentation auf einem aktuellen Stand bleibt:
- Definieren Sie Evaluierungszyklen
- Integrieren Sie den Datenschutz als Prüfstein in all Ihre Projekte
- Halten Sie sich regelmäßig über Neuerungen auf dem Laufenden, etwa indem Sie unseren Newsletter lesen.
Wenden Sie sich gerne an ePrivacy, wir helfen Ihnen Ihre Unterlagen zu aktualisieren und Ihre Produkte DSGVO-konform zu entwickeln.